Notre offre d'emploi

OFFICE MANAGER CONFIRME POLYVALENT H/F

Taylor Made Recrutement, spécialiste du recrutement temporaire et permanent sur les fonctions supports et opérationnelles, accompagne son client, une agence indépendante de design global dédiée aux marchés du Luxe et du premium.

A ce titre nous recherchons un OFFICE MANAGER CONFIRME POLYVALENT H/F

CDI, Agent de maitrise - Paris 1er. Prise de poste au 1er Juin

Vos missions si vous les acceptez :

L'office manager organise et coordonne la vie du bureau de manière efficace et proactive :

  • Garant et responsable des services généraux de l'agence

  • Accompagne le service comptable et administratif

  • Anime la vie du bureau en collaboration avec le service communication de l'agence

Et d'une manière générale :

  • Effectuer des reporting réguliers sur l'avancement des actions et les difficultés rencontrées

  • Diagnostiquer les besoins / dysfonctionnements et veiller à l'amélioration continue

A) Sur la mission responsable Services généraux

  • Responsable et garant de la propreté des locaux (met en place les actions nécessaires à leur entretien)
  • Commande des fournitures nécessaires à l'entreprise en veillant au suivi des budgets
  • Gestion des prestataires informatiques, téléphonie, assurance, coursiers, archives
  • Gestion des licences informatiques/ parc informatique
  • Suivi et AO, organisation des travaux nécessaires à la bonne tenue des locaux
  • Suivi de la flotte automobile (assurance, carte grise, ...)
  • Organisation déplacements (avion, hôtel...)
  • Négociations des contrats de prestations de l'agence
  • Commande TR, suivi des plateforme moka care/club employés
  • Standard téléphonique (5 appels max par jour)

B) Sur la mission comptable et administrative

  • Suivi du courriers entrants et sortants+ rédaction de courriers
  • Suivi des clauses de confidentialité fournisseurs et leur archivage
  • Suivi de l'archivage des contrats clients
  • Envoi et suivi de la facturation clients
  • Relances commerciales
  • Suivi des dossiers Free-lance
  • Notes de frais
  • Suivi des outils attestations/meg : attestation vigilance
  • Fournir un soutien administratif aux différents départements quand nécessaire
  • Suivi des budgets liés au services généraux
  • Suivi demande formation professionnelle des collaborateurs
  • Tenue des dossiers
  • Règlements fournisseurs

C) Animation vie de bureau / RSE

  • Organisation des événements avec le service communication
  • Participe activement au projet RSE avec l'équipe dédiée (référencement ecovadis.......)

La liste n'est pas exhaustive et variera / évoluera en fonction du profil et des ses appétences

Recrutement Permanent

Et si c'était vous ?

  • Anglais : capacité à échanger de manière fluide avec les interlocuteurs à l'écrit comme à l'oral

  • Bonne maîtrise des outils Pack office (PPT, Excel, Word) et Google Drive (Gslides, Gsheet) + dropbox

  • Connaissances comptables appréciées

  • Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.

  • Solution solver

Salaire : 40/45K€ annuel brut
TT 1 jour par semaine (vendredi)
TR 10€/jour
Transports 50%

Ce poste vous intéresse ? Alors n'hésitez plus et postulez !

Expérience demandée : 2-5 ans

Type de contrat : CDI

Rémunération/an : 40-45

Assistanat
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